信息化是中小企业迎接新经济的挑战，大幅提高运作效率、降低运营成本、把握新的商业机会的必由之路。东大阿尔派董事长刘积仁博士认为信息技术是现代企业管理的灵魂，它可以帮助企业进行生产管理、财务管理、资产管理、客户管理，乃至帮助企业进行快速正确地决策。此外，通过运用信息技术还有降低企业生产、管理成本，为用户提供个性化服务等诸多好处。
中小企业运用IT技术实现信息化改造有许多困难。首先是人才问题，中小企业很难找到一批ＩＴ业的高级人才；其次是中小企业管理仍未定型，随着企业的高速成长，变动也很大，而应用软件在企业应用的前提是管理程序化，这二者间形成了一对矛盾，不易解决；再次是目前市场上的中小企业信息化解决方案太昂贵，中小企业承担不起；还有是软件企业对中小企业的后续服务跟不上。所以实现中小企业的信息化要根据自己企业的实际情况选好突破口，从易到难，循序渐进。在恰当的时机做恰当的事，信息化才能成功。
利用内部网络办公管理自动化
首先中小企业信息化的目的在于增进信息交流，包括公司内的信息交流，这是通过内部网络连通实现的。现在的企业购买计算机后主要的目的是进行办公，在办公过程中如何实现办公自动化成为企业最先考虑的问题。
办公自动化系统经历了三个发展阶段，第一是实现个体工作自动化，以个人电脑和办公套件为主要特征，第二是实现工作流程自动化，以网络为中心，以非结构化数据的信息流（或工作流）为主要存储和处理对象。它有利于在企业内部建立通信基础平台，不仅提高了办公的效率，减少了扯皮和内耗，还增强了系统的安全性。第三阶段以知识管理为核心，其目的在于达到整个企业的最终目标，这就需要依靠先进的管理思想和方法。
办公管理系统的三个发展阶段中完成了两个飞跃，即由数据处理向信息处理的飞跃，由信息处理向知识处理的飞跃。在办公管理系统的发展中，使用办公管理系统的人员范围逐步扩大，由企业行政人员扩展到企业的管理层，再扩展到企业的全体员工。另外，在运作机制上，也是从办公室的结构化数据处理到企业内部和外部信息的处理，再到有用知识的处理。从简单的电子邮件、群件，到构建Web应用等各种方式中获取、存储、提炼和再用知识。
从最基本的财务管理系统开始